Systemy planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP), część I

Planowanie zasobów przedsiębiorstwa (ERP) to proces wykorzystywany przez firmy do zarządzania integracją poszczególnych części ich działalności. Istnieje wiele aplikacji ERP, które pomagają przedsiębiorstwom wdrażać planowanie zasobów, poprzez integrację wszystkich procesów, potrzebnych do prowadzenia firmy, za pomocą jednego systemu. Mechanizm oprogramowania ERP może integrować planowanie, zakup zapasów, sprzedaż, marketing, finanse, zasoby ludzkie i inne elementy.

Zrozumienie planowania zasobów przedsiębiorstwa

System planowania zasobów przedsiębiorstwa można porównać do kleju, który łączy ze sobą sieci komputerowe w dużych organizacjach. Bez aplikacji ERP każdy dział miałby własny system zoptymalizowany pod kątem jego konkretnych zadań. Dzięki temu oprogramowaniu każdy dział nadal ma własny system, ale wszystkie systemy można połączyć za pomocą jednej aplikacji z przejrzystym interfejsem.

Aplikacje ERP ułatwiają również komunikację i wymianę informacji pomiędzy poszczególnymi działami firmy. Dzięki systemom gromadzącym informacje o aktywności i stanie różnych działów oraz udostępniającym te informacje innym wydziałom, przedsiębiorstwo staje się bardziej produktywne.

Programy ERP mogą pomóc korporacjom w identyfikacji posiadanych zasobów poprzez udostępnianie informacji o produkcji, finansach, dystrybucji i zasobach ludzkich. Dzięki spójnej bazie różnych technologii wykorzystywanych w różnych działach przedsiębiorstwa, aplikacja ERP pomoże wyeliminować technologie kosztowne, niekompatybilne i wzajemnie pokrywające się. ERP integruje również w jednym miejscu konta płatnicze, systemy kontroli zapasów, systemy monitorowania zamówień i bazy danych klientów.

Oferta ERP ewoluowała przez lata z tradycyjnych modeli oprogramowania, które wykorzystują fizyczne serwery klienckie, do oprogramowania w chmurze, które oferuje zdalny dostęp przez Internet.

Korzyści z ERP:

  • Zredukowane koszty IT

Chociaż ERP jest często kosztowną inwestycją, finalnie może pomóc zredukować koszty obsługi IT i poprawić wydajność firmy. Zamiast wydawać zasoby na wiele systemów, których obsługa wymaga zatrudnienia dodatkowego personelu, infrastruktury, zespołów wsparcia i licencji, firma może skoncentrować wszystkie te koszty w jednym systemie ERP. Ponadto, może okazać się, że wdrożenie scentralizowanego systemu ERP, może nawet pomóc zaoszczędzić na ogólnych kosztach IT, poprzez redukcję liczby wykorzystywanych systemów informatycznych. Korzystanie z jednego systemu zmniejsza również wymagania szkoleniowe dla użytkowników końcowych, ponieważ uczą się oni tylko jednego systemu, a nie interakcji z wieloma różnymi aplikacjami.

  • Całkowita przejrzystość

Ta zaleta systemu ERP jest jedną z przyczyn popularności, tego oprogramowania. ERP umożliwia pełny dostęp do każdego ważnego procesu w firmie, dzięki czemu właściciel, albo zarząd, może w każdej chwili pobrać dane z wybranego działu. System ERP doskonale sprawdza się, jako narzędzie do codziennego monitorowania poziomu zapasów, statusu odbieranych i nadawanych przesyłek, oraz stanu łańcucha dostaw. Wiedząc dokładnie, jaki jest stan zasobów, można bardziej precyzyjnie kontrolować kapitał obrotowy.

  • Raportowanie i planowanie

Przejrzystość jest główną zaletą ERP. Wdrożenie pakietu ERP we wszystkich działach oznacza, że organizacja ma pojedynczy, zunifikowany system raportowania dla każdego procesu. Dzięki jednej, centralnej bazie danych system ERP może w każdej chwili łatwo wygenerować przydatne raporty i analizy. To oprogramowanie umożliwia analizowanie oraz porównywanie funkcji we wszystkich działach, bez konieczności korzystania z wielu arkuszy kalkulacyjnych i e-maili. Najpopularniejszą funkcją ERP jest generowanie raportów finansowych. Programy mają zwykle predefiniowane standardowe raporty finansowe, takie jak zestawienia dochodów i przepływów pieniężnych, a raporty niestandardowe można łatwo wygenerować bez interwencji informatyka.

  • Wygodne dostosowywanie

Jedną z największych zalet współczesnego oprogramowania do planowania zasobów przedsiębiorstwa jest układ modułowy. Większość dostawców w ramach ERP oferuje zestaw kilku aplikacji, które mogą być wdrażane razem w zależności od potrzeb biznesowych, każda z nich jest zaprojektowana tak, aby mogła pracować samodzielnie lub zintegrować się z większym pakietem. W ten sposób firma może wybrać, które komponenty są jej najpotrzebniejsze i skomponować optymalny zestaw.

  • Poprawiona wydajność

Oprócz obniżenia kosztów obsługi IT i szkoleń pracowników, system ERP może skrócić czas oraz wysiłek wkładany przez pracowników w wykonywanie codziennych czynności. Odpowiednio zaimplementowany system ERP może znacznie ograniczyć lub wyeliminować powtarzające się procesy wykonywane dotychczas ręcznie, dzięki czemu członkowie zespołu mogą skupić się na innych zadaniach, zwiększających przychody firmy. System może również pomóc w przyjęciu i egzekwowaniu najlepszych praktyk w branży, dostosowując do nich sposób zarządzania przedsiębiorstwem.